EINE ERFOLGSGESCHICHTE
Wenn ein ERP bremst, wird Wachstum zur Belastung.
„Wir haben große Pläne und sind stark gewachsen – aber unser System ist nicht mitgewachsen. Irgendwann war klar: So verlieren wir Zeit, Sicherheit und Fokus.“
Giang Tran, Geschäftsführer der PIEPS GmbH
Genau an diesem Punkt stand PIEPS: Ein stark saisonales Geschäft, steigende Nachfrage – und ein Altsystem, das Prozesse verlangsamte statt unterstützte.
Mit Kaiser Digital wurde in nur fünf Monaten der Wechsel auf Odoo umgesetzt. Das Ergebnis: klare Abläufe, transparente Daten und ein System, das mit dem Unternehmen mitwächst.
Eine bewusste Entscheidung gegen Business Central
Vor der Entscheidung für Odoo wurden mehrere Optionen geprüft – darunter auch ein Upgrade vom Bestandsystem NAVISION auf Microsoft Business Central.
Ausschlaggebend waren vor allem drei Punkte:
- Technik statt Mehrwert: Fokus auf Module und Programmierung, ohne konkrete, auf Pieps zugeschnittene Use Cases.
- Hoher Aufwand: Überdurchschnittliche Lizenzkosten und lange Projektlaufzeiten.
- Unklare Umsetzbarkeit: Zweifel, ob die benötigte Funktionalität flexibel und praxistauglich abbildbar ist.
Mit Kaiser Digital wurde von Beginn an anhand realer PIEPS-Use-Cases gearbeitet. Das schuf Vertrauen – fachlich wie menschlich.
Herausforderung
Wenn Daten keine Entscheidungsbasis mehr sind
Veraltetes ERP, Datensilos & fehlendes Vertrauen
Ein stark überprogrammierter NAVISION-Stand mit isolierten Daten und fehlender Durchgängigkeit führte zu doppelter Arbeit und hoher Fehleranfälligkeit. Durch manuelle Korrekturen, mangelnde Transparenz und inkonsistente Informationen war unklar, ob Zahlen, Bestände und Status tatsächlich verlässlich waren – fundierte Entscheidungen waren kaum möglich.
Langsame Performance & hohe Fehlerquote
Extrem lange Ladezeiten – etwa beim Öffnen von Belegen – verlangsamten den Arbeitsalltag massiv. Prozesse dauerten unnötig lange, Produktivität ging verloren und Frustration im Team nahm zu.
Fehlende Durchgängigkeit im Verkaufsprozess
Von Anfrage über Lager und Versand bis zur Rechnungslegung fehlte die durchgängige Sicht auf den Prozess. Informationen lagen verteilt, Status mussten manuell nachverfolgt werden und Zusammenarbeit war erschwert.
System als Wachstumsbremse
Das bestehende ERP war nicht skalierbar. Neue Mitarbeiter:innen oder Aushilfen konnten kaum eingeschult werden, gerade in der Hochsaison wurde das System selbst zum Engpass.
Lösung
Eine gemeinsame, verlässliche Datenbasis
Integrierte Plattform mit verlässlicher Datenbasis
Mit Odoo wurde eine zentrale, durchgängige Systemlandschaft geschaffen, in der alle Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis laufen. Informationen sind konsistent, aktuell und für alle Beteiligten transparent verfügbar – Entscheidungen basieren heute auf verlässlichen Daten statt auf Annahmen.
Flüssige Prozesse ohne Reibungsverluste
Durch eine schlanke, standardnahe Implementierung laufen zentrale Abläufe heute schnell und stabil. Mitarbeitende können ohne Wartezeiten arbeiten und sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
End-to-End Transparenz in einem System
Odoo bildet den gesamten Verkaufsprozess durchgängig ab. Alle Beteiligten sehen jederzeit, wo ein Auftrag steht – vom Angebot bis zur Auslieferung und Abrechnung.
Skalierbare Basis für weiteres Wachstum
Mit klaren Prozessen und einer intuitiven Oberfläche können neue Teammitglieder schnell produktiv arbeiten. Das System wächst heute mit dem Unternehmen – statt es zu bremsen.
PIEPS– Technologie für alpine Sicherheit
PIEPS ist ein österreichischer Technologieführer für alpine Sicherheitsausrüstung. Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt unter anderem LVS-Geräte, Lawinenairbags, Sonden und Schaufeln für Bergsportler:innen, Rettungsteams und professionelle Anwender weltweit.
Hohe Qualitätsansprüche, internationale Märkte und saisonale Spitzen stellen besondere Anforderungen an Prozesse, Daten und Systeme – gerade im täglichen Zusammenspiel von Verkauf, Lager, Versand und Rechnungslegung.
Messbare Effekte im Alltag
Mit Odoo und Kaiser Digital konnte PIEPS Abläufe im schnitt um 30% verbessern – weniger manuelle Arbeit, mehr Transparenz und ein besseres Kundenerlebnis.
200%
Schnellere Rechnungstellung
Dokumente werden jetzt vollautomatisch im Bulk versendet, früher dauerte das Öffnen und Versenden jeder Rechnung bis zu 45 Sekunden.
50%
Effizienteres Reporting
OSS, Tax- und UVA-Meldungen laufen standardisiert, und das Echtzeit Reporting liefert verlässliche Daten für schnelle Entscheidungen.
20%
Optimierte Warenwirtschaft
Durchgängige Prozesse in Lager, Kommissionierung und Verkauf sorgen für Übersicht und weniger Fehler.
DI (FH) STEFAN MAIER, SCM DER PIEPS GMBH
„Ich habe zuvor eine Odoo-Einführung mit einem anderen Partner erlebt. 1,5 Jahre Projektlaufzeit, viele Meetings – und kaum Output was dazu führte, dass das Projekt abgebrochen wurde. Mit Kaiser Digital hatten wir nach fünf Monaten ein umfassendes ERP-System, das wirklich läuft.“
Die Erfolgsfaktoren des Projekts
Schnell, strukturiert und nah am Business
Die Einführung von Odoo erfolgte bewusst nah am Standard, um Komplexität gering zu halten und schnell Wirkung zu erzielen. Der Fokus lag auf den geschäftskritischen Prozessen:
Verkauf als zentraler Wertschöpfungsprozess
Automatisierter Rechnungsversand im Bulk
Barcode-gestützter Versand
Frühe Einbindung der Finanzbuchhaltung
Trotz hohem Zeitdruck gelang der Go-Live innerhalb von rund fünf Monaten – stabil, fehlerfrei und ohne operative Stillstände.
Mit einer klaren Basis in die nächste Entwicklungsstufe
Nach dem erfolgreichen Go-live dient Odoo bei PIEPS als strategische Basis für die nächste Entwicklungsstufe – gezielt weiterentwickelt dort, wo konkreter Nutzen entsteht.
Kostenrechnung & Controlling: bessere Entscheidungsgrundlagen und volle Transparenz über Budgets und deren Erreichung
CRM-Ausbau: strukturierte Kundenkommunikation und gezielte Steuerung von Vertriebsaktivitäten
Eigenes Produktmodul: Verwaltung und Registrierung von PIEPS-Produkten für mehr Kundennähe und höhere Servicequalität
Der entscheidende Punkt dabei ist die Art der Weiterentwicklung: Schrittweise, kontrolliert und entlang klarer Prioritäten. So bleibt die Organisation handlungsfähig, das Team wird nicht überfordert – und die Geschäftsführung kann das System gezielt als strategisches Steuerungsinstrument nutzen.
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