EINE ERFOLGSGESCHICHTE
Warum nicht 1:1 das ERP-System der Mutter nutzen?
„An Kaiser Digital hat uns besonders der unternehmerische Zugang überzeugt: keine überteuerten Sonderlösungen, sondern pragmatische, durchdachte Digitalisierung mit Fokus auf Effizienz. Man spürt, dass sie verstehen wie ein mittelständisches Unternehmen denkt.“
Moritz Minarik, CEO & Bettina Haberler, COO
von ACCUPOWER GmbH
Genau an diesem Punkt stand ACCUPOWER: ein wachsender Batteriehersteller innerhalb der Moons-Gruppe, mit veralteten Insellösungen in Lager, Produktion und Buchhaltung – und der klaren Ansage der Geschäftsführung, künftig so viele Prozesse wie möglich auf einer einzigen Plattform abzubilden.
Mit Kaiser Digital entstand eine eigene Odoo-Instanz, die nah am Standard bleibt, Buchhaltung, Einkauf, Lager, Fertigung und Kommunikation vereint – und der Geschäftsführung erstmals eine Echtzeitsicht auf das Unternehmen gibt.
Eine bewusste Entscheidung gegen die Multi-Tenant-Lösung
Naheliegend wäre gewesen, ACCUPOWER einfach im bestehenden Odoo-System der Moons-Gruppe mitlaufen zu lassen – per Multi-Tenant-Funktionalität im selben System wie die Muttergesellschaft.
Dagegen sprachen vor allem drei Punkte:
- Zu unterschiedliche Prozesse: Batterieentwicklung und -fertigung folgen anderen Abläufen als der Rest der Gruppe – im gemeinsamen System wären Datensätze verschiedener Firmen vermischt und fehleranfällig geworden.
- Fehlende Trennschärfe: Als Teil des Moons-Tenants ließen sich Projekte, Produkte, Lager und Einkauf von ACCUPOWER nicht sauber isolieren.
- Unklare Verantwortlichkeiten: Ohne eigene Instanz blieb unklar, wo die Daten von ACCUPOWER enden und die der restlichen Gruppe beginnen.
Mit Kaiser Digital entschied sich ACCUPOWER für eine eigene, unabhängige Odoo-Instanz – bei gleichem Systemaufbau wie die Moons-Gruppe. Das schafft doppelten Nutzen: Mitarbeitende, die gruppenweit tätig sind, kennen dieselbe Systemlogik und dasselbe Look & Feel. Und für die Steuerung bleibt trotz getrennter Datenbank der Aufbau für ein firmenübergreifendes Reporting gleich.
Herausforderung
Wenn jede Abteilung ihre eigene Wahrheit hat
Zwei Buchhaltungssysteme, keine Echtzeit
Die Buchhaltung von ACCUPOWER lief über BMD, die Muttergesellschaft Moons nutzte DATEV als System. Reports zur Unternehmenssteuerung kamen mit rund anderthalb Monaten Verzug vom externen Buchhalter –
für schnelle Entscheidungen zu spät.
Die Produktverwaltung als Sorgenkind
Die Website lief über WordPress, Produktdaten kamen früher über eine Schnittstelle vom Lagersystem Condor – bis diese irgendwann nicht mehr funktionierte und die Produktseite zum wiederkehrenden Kopfzerbrechen wurde.
Kommunikation & Kontext, der verloren geht
Vor einem halben Jahr Abgesprochenes ließ sich später kaum mehr nachvollziehen. E-Mail-Verläufe waren unübersichtlich, Wissen steckte in Köpfen oder Postfächern statt an einem gemeinsamen Ort.
Veraltetes Lager- und Fertigungssystem
Condor war seit dem Jahr 2000 im Einsatz, ließ sich nicht mehr upgraden und war über die Jahre stark individuell programmiert. Änderungen bedeuteten jedes Mal Rücksprache mit externen Entwickler:innen.
Lösung
Eine gemeinsame Datenbasis für alle Prozesse
Echtzeit-Buchhaltung direkt in Odoo
Die Buchhaltung läuft heute vollständig integriert in Odoo. Die Geschäftsführung sieht laufende Zahlen während des Monats, statt wochenlang auf Reports zu warten – und auch das Potenzial von KI in Belegerfassung und Vorkontierung kommt bereits zum Einsatz.
Zentrale Produktpflege mit einem Klick
Produkte werden heute an einer Stelle in Odoo gepflegt. Von dort aus entscheidet ACCUPOWER selbst, was per Klick auf der Website veröffentlicht wird oder in Angeboten verfügbar ist – ganz ohne eigene Schnittstellenprogrammierung.
Nachvollziehbare Kommunikation
Kommunikation läuft heute zentral über Odoo, klar nach Projekten strukturiert und mit Tagging der jeweils zuständigen Personen. Informationen sind auch Monate später schnell wieder auffindbar.
Integriertes Lager, integrierte Fertigung
Einkauf, Lager und Verkauf laufen heute durchgängig in Odoo. Stücklisten und Fertigungsprozesse werden seit der vollständigen Integration erstmals wirklich gelebt statt nur verwaltet.
ACCUPOWER – Energiespeicher für morgen
ACCUPOWER GmbH ist Teil der Moons-Gruppe und entwickelt, fertigt und vertreibt Akkulösungen für unterschiedlichste Anwendungen – von der Entwicklung bis zur Serienfertigung. Erst kürzlich sorgte das Unternehmen mit einer innovativen, natriumionenbasierten Batterie für mediale Aufmerksamkeit.
Starkes Wachstum, neue Kunden und gemeinsame Produktentwicklungen mit Kund:innen stellen hohe Anforderungen an Prozesse und Daten – von der Beschaffung über die Fertigung bis zur Rückverfolgbarkeit einzelner Komponenten, etwa im Rahmen der EU-Batteriepass-Verordnung.
Messbare Effekte im Alltag
Odoo und Kaiser Digital haben bei ACCUPOWER nicht nur Systeme abgelöst, sondern verändert, wie im Unternehmen gearbeitet und entschieden wird.
Echtzeit statt Wartezeit
Buchhaltungszahlen stehen laufend zur Verfügung, statt erst mit anderthalb Monaten Verzug vom externen Buchhalter zu kommen – Entscheidungen lassen sich sofort treffen.
Batteriepass ohne Sonderaufwand
Die branchenspezifischen Anforderungen aus der EU-Batteriepass-Verordnung lassen sich direkt über die Produktdaten in Odoo abbilden – ohne teure Zusatzentwicklung, wie sie andere Unternehmen der Branche stemmen müssen.
Eine Wahrheit statt Datenabgleich
Ob Lager, Einkauf oder Buchhaltung: Zahlen müssen nicht mehr manuell zwischen Systemen abgeglichen werden, weil sie aus einer gemeinsamen Datenbasis kommen.
LEA HUBER, MARKETING, POWER USERIN & PROJEKTLEITERIN BEI ACCUPOWER
„Am Anfang wussten wir selbst nicht immer genau, was wir wirklich brauchen – Kaiser Digital hat mit den richtigen Fragen geholfen, das einzuordnen. Ferdinand hat uns auch mal gechallengt und hinterfragt ob wir wirklich so arbeiten wollen oder ob es nicht einen Anderen Weg zum Ziel gibt. Man merkt: Es geht nicht ums Verkaufen, sondern um eine Lösung, die zu uns passt.“
Die Erfolgsfaktoren des Projekts
Nah am Standard, mit klarem Blick fürs Wesentliche
Von Beginn an war klar: ACCUPOWER wollte möglichst nah am Odoo-Standard bleiben, um auch künftig von neuen Funktionen zu profitieren, ohne bei jedem Upgrade in Konflikt mit eigenen Anpassungen zu geraten. Der Fokus lag auf den Prozessen mit dem größten Hebel:
- Buchhaltung als zentrales Steuerungsinstrument
- Einkauf mit voller Transparenz statt reiner Dokumentation
- Lager und Fertigung durchgängig integriert
- Kommunikation zentral über Projekte statt über E-Mail
Auch die Art der Zusammenarbeit war entscheidend: Kaiser Digital stellte von Anfang an die richtigen Fragen zur Priorisierung – und sagte auch „Stopp“, wenn eine Anforderung mehr Aufwand als Nutzen gebracht hätte.
Mit einer klaren Basis in die nächste Entwicklungsstufe
Mit dem Go-live bei ACCUPOWER ist der erste Schritt geschafft – als Nächstes rückt der Rest der Moons-Gruppe in den Fokus:
- Ablöse von Datev bei der Muttergesellschaft Moons, da sich Datev aus dem österreichischen Markt zurückzieht
- Barcode-gestützte Lageroptimierung für mehr Übersicht in Fertigung und Versand
- Ausbau um Dokumentenmanagement, E-Signatur und E-Mail-Marketing
- Supply-Chain-Nachverfolgbarkeit für die Fertigung in Asien, inklusive Seriennummern bis zum Lieferschein
Schrittweise, kontrolliert und dort, wo der Nutzen am größten ist – so bleibt ACCUPOWER handlungsfähig, während das System mit dem Unternehmen weiterwächst.
Wen wir begleiten.
